Dava yazışmalarını dosyada tutmak
Bir dava dosyasının en önemli kayıtlarından biri yazışmalarıdır: karşı taraf vekiliyle sulh görüşmeleri, müvekkilin talimatları, bilirkişiyle ya da uzmanlarla yazışmalar. Çoğu büroda bunlar dosyada değil, dosyayı yürüten avukatın gelen kutusunda durur.
Sorun ne?
Yazışma tek bir gelen kutusunda durduğunda şu durumlarda erişilemez hale gelir:
- Avukat izne çıktığında ya da hastalandığında, acil bir soruya cevap gerektiğinde.
- Dosya başka bir avukata devredildiğinde: yeni avukat geçmişi parça parça iletilen e-postalardan öğrenir.
- Avukat bürodan ayrıldığında: hesap kapatılırsa yazışmalar da kaybolabilir.
- Ortak, bir dosyanın durumunu kontrol etmek istediğinde: "bana son yazışmaları iletir misin" demek zorunda kalır.
Kısacası yazışma kişiye bağlı kalır, oysa dosyaya, yani büroya aittir.
Temel ilkeler
- Yazışma dosyada durur, kişide değil. Dosya ekibindeki herkes, dosyayı yürüten avukata sormadan yazışma geçmişini görebilmeli.
- Zincir bütün kalır. Tek tek e-postalar değil, zincirin tamamı ve sırası korunmalı; yeni gelen cevaplar da aynı yere eklenmeli.
- Ekler yazışmayla birlikte saklanır. "Ekteki tutanak" ifadesinin geçtiği bir e-posta, ek olmadan anlamını yitirir.
- Erişim dosya ekibiyle sınırlıdır. Yazışmanın büro içinde herkese açılması gerekmez; dosyaya kim erişebiliyorsa yazışmaya da o erişmeli.
Hangi yollarla yapılabilir?
| Yöntem | Artısı | Eksisi |
|---|---|---|
| E-postaları PDF olarak paylaşılan klasöre kaydetmek | Ek araç gerektirmez | Elle yapılır, zincirin yeni mesajları eklenmez, çoğu zaman unutulur |
| Her yazışmada ortak bir arşiv adresini bilgiye eklemek | Otomatik bir kopya oluşur | Arşiv tek bir büyük kutuya dönüşür; dosyaya göre ayrılmaz, erişim kısıtlanamaz |
| Paylaşılan posta kutusu | Ekip aynı kutuyu görür | Herkes her şeyi görür; dosya bazında ayrım yoktur |
| Büro yazılımında yazışmayı dosyaya bağlamak | Yazışma dosya sayfasında, dosya ekibinin erişiminde durur | Yazılımın e-posta hesabına bağlanması gerekir |
Küçük ama etkili alışkanlıklar
- Konu satırına dosya bilgisi yazın. Esas numarası ya da büronun dosya numarası konu satırında olursa yazışma her yerde kolay bulunur.
- Bir konuya bir zincir. Farklı konuları aynı zincirde sürdürmek, zinciri dosyaya bağlamayı zorlaştırır.
- Telefonla verilen talimatı e-postayla teyit edin. Müvekkilin telefonda verdiği önemli bir talimat, kısa bir teyit e-postasıyla yazılı hale gelir ve dosyaya girer.
- Avukat ayrılmadan önce devir yapın. Açık dosyalarının yazışmalarının dosyada olduğundan emin olun.
Dalilex'te yazışmalar
Microsoft 365 ya da Google Workspace kullanan bürolarda, Dalilex'in içinden gelen kutunuzu görür ve bir yazışmayı tek tıkla ilgili dava dosyasına bağlarsınız. Bağlanan zincir dosya sayfasında, dosya ekibinin erişebileceği yerde durur; zincire yeni mesaj geldiğinde dosyadaki kopya da güncellenir, ekler yazışmayla birlikte saklanır. OneDrive, SharePoint ya da Google Drive'daki belgeler de dosyaya bağlanabilir.
Erişim yalnızca okuma iznidir: Dalilex sizin adınıza e-posta göndermez, gelen kutunuzda bir şeyi silmez ya da taşımaz. Bağlantıyı her avukat kendi hesabı için kurar ve istediği an kaldırır. Kurumsal pakette, uzun bir zincirin özeti de istenirse yapay zekâ ile çıkarılır. E-posta ve belge entegrasyonu Bütünleşik ve Kurumsal paketlerdedir.
Kendi gelen kutunuzla görün
Demo görüşmesinde bir yazışmayı dosyaya bağlamayı ve dosya ekibinin bunu nasıl gördüğünü gösteriyoruz.
Demo talep edin