Hizmet dökümü nedir, nasıl hazırlanır?

Hizmet dökümü, bir hukuk bürosunun belirli bir dönemde müvekkil için yaptığı işleri, harcanan süreyi ve tutarı gösteren belgedir. Müvekkil "bu tutar nereden çıktı" diye sorduğunda cevabı içinde taşır.

Hizmet dökümü ile fatura arasındaki fark

Hizmet dökümü yasal belgenin yerine geçmez; onun yanında gider. Kurumsal müvekkiller çoğu zaman ödemeyi onaylamadan önce dökümü ister.

Bir hizmet dökümünde neler olmalı?

1. Büronun künyesi: unvan, adres, vergi bilgisi, iletişim.
2. Müvekkil: ad ya da unvan, gerekiyorsa ilgili kişi.
3. Döküm numarası ve tarihleri: düzenleme tarihi ve varsa son ödeme tarihi.
4. Kalemler: her biri için tarih, yapılan iş, işi yapan avukat, süre ve tutar.
5. Dosyaya göre gruplama: birden fazla dosyası olan müvekkil için her dosyanın kalemleri ve ara toplamı ayrı.
6. Sabit ücretler: dosya için anlaşılan bedel ayrı bir satır olarak.
7. İskonto: varsa yüzde ya da tutar olarak, açıkça.
8. Toplam ve para birimi.
9. Ödeme bilgisi: banka hesabı, açıklamaya yazılacak döküm numarası.

Örnek bir döküm yapısı

Örnekteki saatlik ücret 4.000 ₺ olarak varsayılmıştır.

Ne sıklıkla gönderilmeli?

Saatlik çalışılan müvekkillere çoğunlukla aylık döküm gönderilir. Aylık sabit danışmanlık ücreti alınan müvekkillerde, kotanın ne kadarının kullanıldığını göstermek için yine aylık döküm faydalıdır. Sabit ücretli tek bir dava için ise döküm genellikle anlaşmada belirlenen aşamalarda (dava açılışı, karar vb.) gönderilir.

Hangi sıklık seçilirse seçilsin önemli olan düzenliliktir: üç ayın kalemlerini tek seferde alan müvekkil tutara itiraz etmeye daha yatkındır.

Sık yapılan hatalar

• Genel açıklamalar: "Dosya çalışması 5 saat" müvekkilde soru işareti bırakır. Bkz. iyi bir kayıt açıklaması.
• Aynı sürenin iki kez faturalanması: elle hazırlanan dökümlerde bir önceki ayın kalemi yeniden girebilir.
• Para birimlerinin karışması: TL ve dolar kalemlerini aynı dökümde toplamak anlamsız bir toplam üretir; her para birimi için ayrı döküm hazırlanmalı.
• Ödemenin takip edilmemesi: döküm gönderildikten sonra hangisinin ödendiği, hangisinin vadesinin geçtiği izlenmezse alacak birikir.
• Ücretsiz yapılan işlerin hiç görünmemesi: müvekkile ücretsiz verilen bir hizmeti dökümde "ücretsiz" olarak göstermek, yapılan emeği görünür kılar.

Dalilex'te hizmet dökümü

Dalilex'te müvekkili seçtiğinizde henüz dökümlenmemiş faturalanabilir zaman kayıtları hazır gelir. Kalemleri seçer, istediğinizi ücretsiz işaretler, iskonto uygular ve dökümü oluşturursunuz. Kalemler dosyaya göre gruplanır, sabit ücretler dosya başına bir kez eklenir, bir kayıt yalnızca bir dökümde kullanılabilir ve tek dökümde para birimleri karışmaz. Döküm PDF olarak hazırlanır; ödemeler işlendikçe açık bakiye kendiliğinden düşer. Zaman takibi ve faturalama hakkında ayrıntılar.