Hukuk bürosu yazılımı seçerken sorulacak 12 soru

Bir büro yazılımı yıllarca kullanılır ve büronun en hassas verisini taşır. Demo görüşmesinde ekranların ne kadar güzel göründüğünden çok, aşağıdaki soruların cevabı önemlidir. Listeyi hangi yazılımı değerlendirirseniz değerlendirin kullanabilirsiniz; sonunda Dalilex'in kendi cevaplarını da yazdık.

Veri ve güvenlik

1. Verilerimiz nerede saklanıyor?

Hangi ülkede, hangi sunucularda? Müvekkil verisi yurt dışına aktarılıyorsa bunun KVKK açısından nasıl değerlendirildiğini sorun. Cevap net bir yer adı olmalı, "bulutta" değil.

2. Başka bir büro bizim verimizi görebilir mi?

Bulut yazılımlarında birçok büro aynı sistemi kullanır. Büroların verisinin birbirinden nasıl ayrıldığını ve bunun nasıl test edildiğini sorun.

3. Büro içinde kim neyi görebiliyor?

Her avukat her dosyayı görmeli mi? Stajyer ücretleri görebilmeli mi? Dosya bazında erişim kısıtlaması ve rol ayrımı (sahip, yönetici, avukat, personel) olup olmadığını sorun.

4. E-postamıza ve takvimimize erişiyorsanız, hangi izinle?

Entegrasyon sunan bir yazılım yalnızca okuma mı istiyor, yoksa sizin adınıza e-posta gönderme, silme ya da takvim değiştirme yetkisi de mi? İhtiyaç duyulandan fazla izin istenmemeli. Bağlantıyı her kullanıcının kendisinin kaldırıp kaldıramadığını da sorun.

5. Yapay zekâ kullanıyorsanız müvekkil verisi nereye gidiyor?

Hangi sağlayıcı kullanılıyor, gönderilen içerik model eğitiminde kullanılıyor mu, yapay zekâ kendiliğinden mi çalışıyor yoksa yalnızca istendiğinde mi, tamamen kapatılabiliyor mu?

Kullanım

6. Dosyadan faturaya zincir kopuk mu?

Zaman kaydı, hizmet dökümü ve tahsilat aynı sistemde mi, yoksa ay sonunda kayıtları başka bir yere taşımak mı gerekiyor? Saatlik, sabit ve ön ödemeli ücretleri birlikte destekliyor mu?

7. Telefonda çalışıyor mu?

Avukatlar zamanlarının önemli bir kısmını büro dışında geçirir. Adliyede bir dosyaya bakmak ya da duruşma sonrası süre girmek için bilgisayar gerekiyorsa kayıtlar gecikir.

8. UYAP ile ilişkisi ne?

Bazı yazılımlar UYAP'tan veri aktarır, bazıları büronun iç işleyişine odaklanır. Hangisinin size gerekli olduğuna karar verin ve satıcıdan ne yaptığını açıkça öğrenin.

9. Kurulum ve eğitim kim tarafından, ne kadar sürede yapılıyor?

Kendi başınıza mı kuracaksınız, satıcı mı kuracak? Mevcut verilerin aktarımı ücretli mi? İlk haftalarda ekibe kim destek verecek?

Fiyat ve sözleşme

10. Fiyat açık mı, neye göre artıyor?

Fiyat kullanıcı başına mı, büro başına mı? Müvekkil ya da dosya sayısına göre artıyor mu? Güvenlik özellikleri (erişim kısıtlaması, tek oturum açma vb.) üst paketlere mi bırakılmış? Kurulum ücreti var mı? Fiyatı öğrenmek için satış görüşmesi şartsa bunu da not edin.

11. Otomatik çekim var mı, nasıl iptal edilir?

Kart bilginiz saklanıyor mu, abonelik otomatik yenileniyor mu? İptal ne zaman geçerli oluyor, ilk günlerde vazgeçerseniz iade var mı?

12. Ayrılırsak verimizi nasıl alırız?

Bu, en az sorulan ama en önemli sorudur. Ayrıldıktan sonra veriye ne kadar süre erişebiliyorsunuz, hangi biçimde teslim ediliyor, bunun için ücret isteniyor mu?

Dalilex'in cevapları