Hukuk bürosunda zaman kaydı nasıl tutulur?

Saatlik çalışan bir büroda zaman kaydı doğrudan gelirdir; sabit ücretle çalışan bir büroda ise bir sonraki teklifin doğru verilmesini sağlar. Bu yazıda iyi bir zaman kaydının ne içerdiğini, hangi birimle tutulduğunu ve en sık yapılan hataları anlatıyoruz.

Neden zaman kaydı tutulur?

Zaman kaydının üç ayrı faydası vardır ve büroların çoğu yalnızca ilkini düşünür:

1. Faturalama. Saatlik ücretle çalışılan işlerde müvekkile yansıtılan tutarın dayanağıdır.
2. Fiyatlama. Sabit ücretli bir dava gerçekte kaç saat sürdü? Bu bilinmeden bir sonraki benzer işin ücreti tahminle belirlenir.
3. Yönetim. Hangi müvekkil, hangi dosya ya da hangi avukat büronun zamanının ne kadarını alıyor? Kârlı ve kârsız işler bu verilerle ayrışır.

Hangi birimle tutulmalı?

Hukuk bürolarında yaygın uygulama saatin onda biri, yani altı dakikalık dilimdir. 4 dakikalık bir telefon görüşmesi 0,1 saat (6 dakika), 20 dakikalık bir dilekçe incelemesi 0,4 saat (24 dakika) olarak yazılır.

Bu birimin iki faydası vardır:

• Kısa işler kaybolmaz. "İki dakikalık telefon, yazmaya değmez" denen işler ay sonunda saatlere ulaşır.
• Hesap ve döküm sadeleşir: 0,1 saatin katlarıyla çalışınca saatlik ücretle çarpmak ve müvekkile göstermek kolaylaşır; dökümde 7 ya da 13 dakika gibi kalemler oluşmaz.

Hangi birimi seçerseniz seçin, büro içinde tek bir kural olması ve müvekkile bu kuralın önceden söylenmesi önemlidir.

İyi bir kayıt açıklaması nasıl yazılır?

Zaman kaydının açıklaması, müvekkilin dökümde okuyacağı metindir. "Dosya çalışması" ya da "telefon" gibi açıklamalar hem müvekkilde soru işareti bırakır hem de altı ay sonra büronun kendisi için anlamsız hale gelir.

İyi bir açıklama genellikle üç şeyi söyler: ne yapıldı, kiminle ya da neyle ilgili ve hangi amaçla.

Kayıt ne zaman girilmeli?

En doğru kayıt, iş biter bitmez girilen kayıttır. Gün sonunda ya da hafta sonunda hatırlanarak girilen süreler ya unutulur ya da yuvarlanır. Bu yüzden zaman kaydını telefondan girebilmek önemlidir: duruşmadan çıkan avukat koridorda iki dakikada kaydı girer.

Pratik bir kural: gün bitmeden o günün kayıtları tamamlanmış olmalı. Yönetici, hafta sonunda kayıt girmemiş avukatları kontrol eder.

Faturalanabilir ve faturasız süre

Her çalışılan saat müvekkile yansıtılmaz: büro içi toplantılar, eğitim, iş geliştirme ya da müvekkille anlaşma gereği ücretlendirilmeyen işler. Bunları da kaydetmek, ama faturasız olarak işaretlemek gerekir.

Faturalanabilir sürenin toplam süreye oranı (faturalanabilir oran), bir avukatın zamanının ne kadarının gelire dönüştüğünü gösterir. Oranın düşük olması her zaman kötü değildir; yeni bir avukatın eğitim süreci ya da iş geliştirme dönemi oranı düşürür. Önemli olan oranı görmek ve nedenini bilmektir.

Sabit ücretli işlerde de süre tutun

Sabit ücretle alınan bir dosyaya girilen süre müvekkile yansımaz, ama büro için değerlidir. Dosya kapandığında "bu iş için 40.000 ₺ aldık ve 62 saat harcadık" bilgisi, benzer bir iş için verilecek bir sonraki teklifin dayanağı olur. Saatlik maliyeti bilinmeyen sabit ücret, büroyu zararına çalıştırabilir.

Sık yapılan hatalar

• Kaydı haftalık toplu girmek: süreler unutulur, açıklamalar genelleşir.
• Kısa işleri atlamak: telefonlar ve e-postalar ayda saatlerce eder.
• Süreyi dosyasız girmek: hangi müvekkile ait olduğu bilinmeyen süre faturalanamaz.
• Faturasız işleri hiç kaydetmemek: büronun zamanının nereye gittiği görünmez olur.
• Zaman kaydını faturalamadan ayrı tutmak: Excel'deki süreleri ay sonunda faturaya taşımak hem zaman alır hem hataya açıktır.

Dalilex'te zaman kaydı

Dalilex'te süre dosya bazında, altı dakikalık dilimlerle girilir; kayıt faturalanabilir ya da faturasız işaretlenir. Panelde bugün, bu hafta ve bu ay girdiğiniz süreyi ve faturalanabilir oranınızı görürsünüz. Faturalanabilir kayıtlar tek tıkla hizmet dökümüne dönüşür. Telefonda da çalışır. Zaman takibi ve faturalama hakkında ayrıntılar.